Időgazdákodási alaptechnikák

„Az egyedüli nem megújuló erőforrásunk az időnk. Aki idejéből ad, életéből ad.” – Rick Warren

Súlyos szavak. Ami egy kicsit boldogabbá tehet minket, az az, hogy ha már ilyen drága dologról van szó, látszólag egyenlő módon jut belőle mindenkinek amíg itt tartózkodunk a Földön. Napi 86400 másodperc.

Nem mindegy tehát, hogy hogyan gazdálkodunk vele.

Hihetetlenül sok könyv született az időgazdálkodás témában. Apropó könyvek. Ez is egy tökéletes példája a jó időgazdálkodásnak. Doug Wead szerint emberek éveket, néha évtizedeket, néha egész generációkat is szentelnek annak, hogy tanulmányozzanak egy-egy területet, mint pl. az időgazdálkodás vagy a földek termőképessé tétele. Ennek szakértőjévé válnak. Egy könyv, amit egy ilyen szakértő ír egy témáról, rengeteg időt spórolhat meg azoknak, akik a területen még nem jártasak, de szeretnének jártasságot szerezni. Egy pár óra alatt több tíz év tapasztalatra tehetünk szert, amit már másnap alkalmazni tudunk.

Az időgazdálkodás titka az én véleményem szerint a megfelelő értékrend kialakításában és a prioritásokban rejlik.

A mi magazinunk sajnos nem tud abban segíteni, hogy elvégezze bárki helyett a munkát, amit saját értékrendje kialakításához kell. Újévkor aktuális feltenni a kérdéseket: Vajon el tudtam tavaly végezni azt a munkát, amit szerettem volna? Vajon ki tudtam magamból azt hozni, ami bennem volt? Vajon éltem annyit, amennyit szerettem volna? Az irodán kívül is? Vajon tudtam annyi időt áldozni azokra a dolgokra, amit szeretek, amennyit akartam, és tudtam azokra az emberekre is, akiket szeretek?

Szerintem ezek a minőségi élet központi kérdései. És ezek a dolgok alakítják ki az értékrendünket. Változtassunk, legyen ez az évünk más! Jelöljük ki a prioritásokat! Enélkül fölösleges időgazdálkodásról beszélni. Először le kell tisztázni, milyen hétköznapi szerepeink (pl. férj, kolléga, közösségi ember, sporttárs stb.) milyen elvárásokkal vannak irántunk, és mi milyen elvárásokkal vagyunk saját magunk iránt. Egy barátommal beszélgettünk minap, aki egy nagyon érdekes hasonlatot mondott:

Az élet, olyan mint egy jó étel. Mint egy finom Jókai bableves vasárnap ebédre. Kell bele sok minden, mindegyikből más-más mennyiség, hogy a végén az ízhatás harmonikus legyen. Lehet, hogy sóból csak egy csipet szükséges, fokhagymából pár gerezd, mert ezek hatása komolyan mutatkozik meg a végén az ízben, de babból és csülökből akár több kilót is bele kell tennünk. Fontos mindegyik hozzávaló, és az arányokat el kell találni.

Ilyen egy hetünk is. Lehet, hogy 24 órából csak napi 20 percünk jut arra, hogy gyermekeinkkel elbeszélgessünk, és meghallgassuk az ő problémáikat, ún. minőségi időt töltsünk velük. De napi 20 perccel, ha az valóban minden nap legalább ennyi, egy egészséges, velünk őszinte kapcsolatban levő, bennünk megbízó gyermeket tudunk felnevelni.

Mindenki érzi a saját maga által főzött étel ízét. Én szeretnék abban segíteni, hogy egyre jobb és jobb ízű legyen ez az étel.

Most 4 időgazdálkodási tanáccsal szolgálok, kettőre ebből a hatékonyság guru Tim Ferris hívta fel a figyelmemet:

• A nulladik tanács: Amíg nem tiszta az értékrended, nem fogsz tudni hatékonyan bánni az időddel. Ezért ezt a cikket csak akkor olvasd tovább, ha tisztába tetted magad azzal mire akarsz fókuszálni, mit akarsz elérni, mi a célod.

1. Pareto-elv – az egyik dolog, ahogyan könnyen lemérheted a hatékonyságodat, az a jól ismert Pareto-elv. Vilfredo Pareto megfigyelései alapján megállapította a közgazdaságtan egyik alapvető szabályát, ami azóta is a 80/20-as szabály néven vált híressé. Az időgazdálkodásra ezt lefordítva ez azt jelenti, hogy időd 80%-ában olyan dolgokkal foglalkozol, ami nem visz igazi céljaidhoz közel, 20%-ban pedig azzal, ami igen. Ezzel lehet vitatkozni, de én inkább felülvizsgálnám a helyedben, mivel is töltöd időd 80%-át. Ekkor Te is gyorsan rájössz, hogy nem azokkal a feladatokkal, amikkel valóban szeretnél foglalkozni, amik arra vinnének, amerre haladni szeretnél. Told el az arányokat, ha rájöttél miből kellene több, és miből kevesebb.
2. Parkinson törvénye – Parkinson törvénye kimondja, hogy a munka mindig kitölti az elvégzésére felhasználható időt. Ez azt jelenti, hogy nem ártana megvizsgálni, hogy bizonyos munkáknak mennyi időt szánunk, mert legtöbb esetben azt fogjuk tapasztalni, hogy nem is tudtuk kevesebb idő alatt elvégezni ezeket a munkákat. Nem akarok senki fejével gondolkodni, de a hálózatépítés folyamán drasztikusan figyelhető meg ez a törvény. „Hónapzáráskor” hihetetlen teljesítmények jönnek össze a minősülésekhez, pont a szűk határidő miatt. Ha rövid a határidő éppúgy teljesülnek a kitűzött célok, mint amikor határidőként egy nagyon távoli időpontot jelölünk meg. Ha ki akarod használni a Parkinson törvényében rejlő lehetőségeket, akkor szűkíteni kezded a határidőt a kitűzött feladatok elvégzésere, és teszteled, vajon bejön-e. Hidd el, nagy százalékban igazolódni fog, amit Parkinson1957-ben papírra vetett.
3. A legjobban az időgazdálkodás területén én a 3 béka szabályt szeretem. Brian Tracy ezt remekül írja le. A következőt képzeld magad elé. 3 varangyos békát látsz az asztalon. Sajnos rútak mind, kivétel nélkül, de sorrendbe tudod állítani őket ez alapján, mert a rútságuk egyenesen arányos a nagyságukkal. A legundorítóbban a legnagyobb néz ki. A feladat egyszerű. Meg kell őket enned. A sorrendet Te döntöd el. Egy biztos: Nem fogsz belehalni. Vajon mit választasz. A „helyes válasz” az természetesen az, hogy a legnagyobb és legundorítóbb legyen az első. Utána következzen a középső és a végén a legkisebb. Ha olyan vizuális típus vagy mint én, akkor már most felfordult a gyomrod, pedig ez csak egy gondolatkísérlet volt. Nem baj. Ez csak egy példa. A helyzet persze az, hogy ilyen békákat nap mint nap enned kell, ha az időgazdálkodás területén valóban hatékony szeretnél lenni. Ugyanis arra jutottak a kutatók, hogy a legtöbb esetben a legfontosabb feladat amit el kell végezned ahhoz, hogy az értékrendednek megfelelő célok teljesüljenek, úgy néz ki, mint a legrútabb, legnagyobb varangyos béka. És ahhoz, hogy a céljaidat biztosan megvalósítsd a nap folyamán először ezt a feladatot kellene elvégezned. A kisebb békák olyan feladatok, amikhez több kedved, affinitásod, tehetséged van. Ezeket úgyis megeszed. Próbáld meg ennek megfelelően tervezni a napjaid!
4. Email szortírozás - Sok érdekes dolgot tapasztalsz majd, amikor alkalmazni kezdesz egy két egyszerű időgazdálkodási tanácsot. A negyedik az email szortírozási elv, ami 4 lépéses. Ezt David Allentől a Getting Things Done (GTD) mesterétől tanultam. Szortírozd emailjeidet, vagy más feladataidat, ha elfoglalt ember vagy:

• Elvégezni – David hisz abban, hogy ha kevesebb mint 2 perc alatt elvégezhető egy feladat, akkor gyorsan le kell tudni, amikor ezzel találkozunk, mert több időt vesz el, ha később térünk vissza rá. Gyorsan dobj egy válasz emailt ilyenkor.
• Delegálni – Ha 2 percnél több a feladat elvégzése, akkor tegyük fel magunkban a kérdést: Vajon én vagyok-e a legalkalmasabb ember, hogy ezt a feladatot elvégezze? És ha nem a válasz, akkor delegáljuk annak, aki illetékes.
• Elhalasztani – Ha azt találjuk, hogy csak mi vagyunk alkalmasak a feladat elvégzésére, de ez több időt vesz igénybe 2 percnél, akkor célszerű ezt későbbi időpontra halasztani, de ezt betervezni a határidőnaplónkba.
• Kuka – Nem hiszem hogy igényel magyarázatot. Ezzel a dologgal nincs teendőnk.

Ha használod a fenti technikákat, akkor sokkal több időd jut majd egy wellness szállodában elolvasni a szaunázás szünetében márciusban az MLM magazin negyedik számát.

Ebben megismerkedhetsz

• az ABCDE módszerrel,
• a tervezés fontosságával,
• a kreatív halogatással,

és még sok olyan technikával, amit ha alkalmazol nemcsak hatékonnyá, hanem egyre kevesebb stresszel élő emberré válhatsz, csak úgy, mint a sikeres hálózatépítők.